ฝ่ายบุคคลทำหน้าที่อะไรบ้าง (จากประสบการณ์จริง)

ในช่วงเวลาหนึ่งของชีวิตการทำงาน ผมเคยรักษาการณ์ในตำแหน่งประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล (Acting Chief Human Resource Officer – CHRO) โดยผมสารภาพตามตรงว่า ผมไม่เคยมีพื้นฐานและประสบการณ์ด้าน HR โดยตรงมาก่อน แต่แน่นอนว่า ผมเคยทำงานร่วมกับ HR แบบใกล้ชิดในช่วงที่ผมทำงานฝ่ายกลยุทธ์ ทำให้ผมมีความเข้าใจในงานของ HR ในระดับที่จะบริหารในภาพรวมได้ ถ้าจะกล่าวสั้นๆ CHRO ทำหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติงานของผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลของบริษัท วางแผนด้านการจัดการและพัฒนาบุคลากร ตัดสินใจแก้ไขปัญหา และอนุมัติเอกสารที่เกี่ยวกับงานบุคลากรขององค์กร

ในมุมมองของผม ผู้ที่ทำงานในฝ่ายบุคคลต้องอดทนกับแรงกดดันที่ถาโถมมาจากทุกสารทิศ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ช่วงปรับขึ้นเงินเดือน จ่ายโบนัส เลื่อนตำแหน่ง และเมื่อมีการปรับเปลี่ยนองค์กร (Transformation) และเลิกจ้างพนักงาน ที่สำคัญคือฝ่ายบุคคลเก็บความลับขององค์กรไว้มากมาย (แต่ความลับองค์กรมักจะมีคนรู้เสมอ ก็น่าแปลกดีนะครับ) ถ้าพิจารณาแบบลงรายละเอียด ก็จะพบว่า งานของฝ่ายบุคคลเป็นงานที่ลงรายละเอียด และเรื่องที่ต้องจัดการมีหลากหลายมาก ทั้งเรื่องเล็กไปจนเรื่องใหญ่ เพื่อให้เข้าใจง่ายๆ ผมขอสรุปงานของฝ่ายบุคคล ดังต่อไปนี้

1. จัดการเรื่องผลตอบแทนและสวัสดิการ (Compensation and benefit) หรือที่หลายคนชอบเรียกว่าแผนก Comben เป็นภารกิจพื้นฐานที่สุด ซึ่งครอบคลุมงานด้านการเก็บข้อมูลพนักงาน/ลูกจ้าง การจ่ายเงินเดือน การให้สวัสดิการ การนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย การนำส่งเงินประกันสังคม การส่งรายงานให้สำนักงานแรงงานในพื้นที่ ดังนั้น ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญกับเรื่องนี้เป็นอันดับต้นๆ เพราะเกี่ยวข้องกับเรื่องปากท้องโดยตรง และที่สำคัญคือ ถ้าละเมิดกฎหมายแรงงาน มีปัญหาแน่นอน
2. สรรหาและว่าจ้างบุคลากร (Recruitment หรือ talent acquisition) เป็นอีกหนึ่งภารกิจหลักของฝ่ายบุคคล เพราะทุกองค์กรตั้งแต่ Start-up, SMEs และบริษัทขนาดใหญ่ จะมีพนักงาน/ลูกจ้างเข้าออกเป็นปกติ และในบางองค์กรที่มีอัตราการเข้าออกของพนักงาน/ลูกจ้างที่สูงมาก (High employee turnover) หรือการผลิตขึ้นกับฤดูกาล ฝ่ายบุคคลจะใช้เทคนิคและช่องทางในการสรรหาที่หลากหลายเพื่อให้ได้พนักงาน/ลูกจ้างมาทำงานอย่างเพียงพอ ไม่ให้เกิดการสะดุด
3. จัดทำกลยุทธ์ด้านบุคลากร (HR strategy) ซึ่งงานในส่วนนี้ จะคล้ายคลึงกับการกำหนดกลยุทธ์ (Strategy formulation) แต่เน้นเรื่องเกี่ยวกับพนักงาน/ลูกจ้าง มีการทำแผนงาน/โครงการด้านการจัดการและการพัฒนาบุคลากรทั้งในระยะสั้นและระระยาว พร้อมกำหนดงบประมาณ ทั้งนี้ บุคลากรในแผนกนี้ต้องเข้าใจทิศทางองค์กร (วิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมาย) และสนับสนุน CHRO เพื่อในเวทีการวางแผนองค์กร (Corporate planning)
4. การจัดการเรื่องแรงงานสัมพันธ์ (Employee relations หรือ ER) เป็นงานที่มีความกดดันและต้องตัดความรู้สึกส่วนตัวออกไปให้มากที่สุด ผู้ที่ปฏิบัติงานแผนกนี้ต้องเก่งเรื่องการเจรจาต่อรอง มีการตัดสินใจที่เด็ดขาดและยึดมั่นในกฎระเบียบ/กฎหมายเมื่อมีการลงโทษ รู้จักใช้ศิลปะการพูดในการโน้มน้าวใจและปลอบใจ และในองค์กรที่มีสหภาพแรงงาน แผนกนี้จะทำงานหนักเพราะต้องจัดการกับข้อเรียกร้อง (ที่เป็นไปได้ยาก) อยู่เป็นระยะๆ
5. การประเมินผลงาน (Performance evaluation) เป็นอีกหนึ่งภารกิจหลักที่สำคัญ เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการปรับเงินเดือนและเลื่อนตำแหน่ง ทั้งนี้ องค์กรจะกำหนดให้มีผู้รับผิดชอบงานแผนกนี้อย่างชัดเจน ในบางองค์กร งานนี้จะอยู่กับฝ่ายวางแผน แต่โดยรวมแล้ว แผนกนี้จะทำหน้าที่เพื่อสนับสนุน CHRO ในการจัดทำนโยบาย กำหนดกรอบเวลา กำหนดแบบฟอร์ม และขั้นตอน เพื่อทำการประเมินผลงานระดับองค์กร ระดับหน่วยงาน และระดับพนักงาน/ลูกจ้าง ผู้ที่ปฏิบัติงานที่ส่วนงานนี้ต้องมีความรู้เรื่องการกำหนดตัวชี้วัด (KPIs หรือ OKRs) เป็นอย่างดี
6. การพัฒนาบุคลากรและความก้าวหน้าในอาชีพ (Talent and career development) เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับฝึกอบรมให้ความรู้และพัฒนาทักษะที่มีความจำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือ เพื่อให้องค์กรนำความรู้/ทักษะที่มีความทันสมัยมาใช้ดำเนินธุรกิจ และในหลายกรณี ต้องจัดฝึกอบรมให้สอดคล้องกับกฎหมาย โดยเฉพาะเรื่องการคุ้มครองแรงงาน ชีวอนามัย ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อมในสถานประกอบการ ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานแผนกนี้ ต้องวางแผนฝึกอบรมให้บุคลากรและสื่อสารเรื่องเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ (Career path) ให้กับบุคลากรแต่ละหน่วยงาน
7. การพัฒนาองค์กร (Organization development) เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่การตลาดภายในองค์กร (Internal marketing) โดยเฉพาะการสื่อสารทิศทางขององค์กรให้พนักงาน/ลูกจ้างได้รับทราบและการจัดกิจกรรมที่ทำให้เกิดความผูกพันกับองค์กร รวมถึงการสำรวจทัศนคติของพนักงาน/ลูกจ้างที่มีต่อองค์กรเพื่อใช้ในการปรับปรุงการปฏิบัติงานของฝ่ายบุคคล อาทิ การทบทวนอัตราผลตอบแทน การแก้ไขกฎระเบียบเรื่องการลงโทษ
8. การให้บริการเรื่องการบริหารคนให้หน่วยงานอื่น (Business partner) เป็นภารกิจที่ฝ่ายบุคคลทำหน้าที่สนับสนุนผู้บริหารหน่วยงานอื่นในองค์กร เพื่อให้จัดการบุคลากรในหน่วยงานได้ดียิ่งขึ้น มีเวลาไปมุ่งทำงานหลักของหน่วยงานมากขึ้น อาทิ ช่วยจัดโครงสร้างองค์กร ช่วยเตรียมสรรหาบุคลากร ช่วยแนะนำเรื่องการเลื่อนตำแหน่งของพนักงาน ทบทวนคำอธิบายขอบเขตงาน (Job description) ช่วยทำ career path ให้พนักงาน ดังนั้น การที่จะทำหน้าที่ในส่วนงานนี้ให้มีประสิทธิผลนั้น ผู้ที่เป็น Business Partner ต้องเข้าใจในรายละเอียดของหน่วยงานที่ตนเองเข้าไปดูแลเป็นอย่างดี และที่สำคัญที่สุด คือมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี และรับฟังปัญหา และ pain points เรื่องการจัดการบุคลากรของผู้บริหารหน่วยงานและรับเรื่องมาแก้ไขให้
9. งานธุรการขององค์กร (Administrative work) ในหลายองค์กร ฝ่ายบุคคลจะดูแลงานธุรการควบคู่กันไปด้วย เพราะงานธุรการเกี่ยวข้องกับการจัดการเรื่องพื้นฐานขององค์กร เช่น การดูแลความเรียบร้อยของระบบสาธารณูปโภค การจัดหาวัสดุครุภัณฑ์ การจัดซื้อจัดจ้าง การซ่อมแซมสำนักงาน การซ่อมบำรุงอุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ ซึ่งงานสนับสนุนเหล่านี้ มีความสำคัญและส่งผลกระทบต่อการทำงาน
10. การสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ยั่งยืน (Sustainable workplace) ซึ่งเป็นอีกภารกิจสำคัญในยุคที่สภาพแวดล้อมทางธุรกิจมีความผันผวน (Volatility) มีความไม่แน่นอน (Uncertainty) มีความสลับซับซ้อน (Complexity) และมีความคลุมเครือ (Ambiguity) หรือที่เราเรียกว่า “VUCA” ดังนั้น ฝ่ายบุคคลต้องเน้นเรื่องการทำให้ที่ทำงานมีความเป็นพลวัตไปกับการเปลี่บนแปลงของแนวโน้มระดับโลก เพราะพนักงานมีแนวโน้มที่จะมองหาโอกาสในงานและความก้าวหน้ากับองค์กรที่มีการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ส่งเสริมการใช้ศักยภาพได้เต็มที่มีความเท่าเทียมและไม่เลือกปฏิบัติในที่ทำงาน รวมถึงมีความยืดหยุ่นเพื่อสร้างสมดุลในการทำงานและการใช้ชีวิต

โดย ดร.พุฒิสิทธิ์ ตั้งสิริหิรัญกุล (ดร.นนท์)

อ้างอิง (Sources):

• Anon (2011). Business: The Ultimate Resource. 3^rd A & C Black Publishers, U.K.
• Anon (2015). How Business Works: A Graphic Guide to Business Success. Penguin Random House, U.K.
• https://www.vuca-world.org/
• https://www.weforum.org/agenda/2022/02/how-to-build-sustainable-workforce-improve-job-satisfaction/